NOTULEN ALV AVV-SDZ 6 juni 2023

Stemprocedure wordt besproken.  Alleen fysiek aanwezigen kunnen stemmen, degenen die de ALV via webcam volgen, kunnen niet stemmen.

Stemming: Notulen van de vorige ALV worden unaniem aangenomen

Financieel verslag 2021/2022

Maarten Diddens van de kascommissie licht het financieel verslag toe. De kascommissie controleert wat er door (Bestuur) SDZ wordt uitgegeven. 

Aantal attentiepunten: 

• Contributie inning: goed om er bovenop te blijven zitten - wordt er (voldoende) en op tijd betaald. Is ieder jaar een punt van aandacht, maar belangrijk om hier scherp op te blijven. 
• (Vrijwilligers)vergoedingen is een behoorlijk grote post. Dit moet goed in de gaten gehouden worden en kan naar beneden door meer inzet van leden.
• Kosten, gas, water, licht etc. zijn gestegen. Dit drukt uiteraard op de begroting. 
• Goede lijn dmv verantwoording bar laag- en hoog btw-tarief. 

Jaarrekening is akkoord bevonden en kascommissie vraagt dan ook om het bestuur te dechargeren.

Stemming: decharge jaarrekening verleend

Voetbal

Hoofd jeugdopleiding HJO (Khalil) licht toe.

• Bovenbouw selectieteams hebben op divisieniveau gehandhaafd
• 6 teams zijn kampioen geworden
• 7 spelers zijn naar BVO (Betaalde voetbalorganisatie) overgestapt
• Melek Hader heeft haar debuut gemaakt bij Oranje onder 16 en stapt over naar Beloften Utrecht
• Nieuwe hoofdtrainer HR1 Mark Steur en assistent Nick van Beek aangesteld
• De nieuwe coördinator jeugd Donovan Moree (onderbouw en middenbouw) stelt zich voor en geeft aan wat hij wil bereiken. Hij wil vooral ook inzetten op de breedtesport en zorgen dat de trainers en begeleiders voldoende ondersteuning krijgen. Hij roept iedereen op om zich te melden als vrijwilliger om hierbij te helpen.
• Collins John is aangesteld als TJC Bovenbouw /TSC.

Bep roept op om het bestuur te ondersteunen. Een paar uurtjes helpt al!

Het SDZ Youth Cup toernooi was een groot succes.

Hercertificering NMC Bright (kwaliteitscertificaat niveau opleidingen), we hebben tot heden een lokale certificering, maar willen toe naar regionale opleiding certificering. Er hoeven nog maar een paar punten te verbeteren om deze regionale certificering te krijgen.

HJO geeft aan dat er te weinig aandacht is geweest voor de breedteteams bovenbouw en de meidenafdeling. Doordat de coördinator breedtesport bovenbouw zich door omstandigheden terugtrok was HJO genoodzaakt om deze taak erbij te doen omdat er geen andere coördinator werd gevonden. Er is te weinig ondersteuning voor trainers geweest, en te weinig clinics. Er is meer waardering en aandacht nodig. Ook de meidenafdeling gaat komend seizoen meer aandacht krijgen. De meidenafdeling moet ook meer integreren binnen de rest van de vereniging.

Anton vraagt aandacht voor het G-team.

Voetbalondersteuning

Ozan Karavel (verenigingsmanager) neemt het woord en stelt zich voor. Verenigingsmanager is met name verantwoordelijk voor voetbalondersteuning; materiaal, kleding, scheidsrechters, wedstrijdzaken, wedstrijdsecretariaat. Daarnaast pakt hij zoveel mogelijk op en is hij ook actief in de evenementencommissie.

Materialen: Beter materiaalbeheer was nodig. Ieder seizoen is er veel schade door verlies van ballen. Nu beter beheer doordat teams verantwoordelijk zijn voor de materialen. 

Wedstrijdzaken: onze zeer ervaren Elwin is vorig jaar gestopt bij wedstrijdzaken en heeft Cecilia ingewerkt die het fantastisch heeft gedaan. Helaas gaat Cecilia ons verlaten en ze wordt bedankt voor haar geweldige inzet. Ozan roept meteen geïnteresseerden op zich te melden.

Kleding

Er zijn vorig seizoen veel leveringsproblemen en gedoe geweest met de leverancier van de kleding. Daarom zijn we overgestapt naar een andere leverancier (Jako). 

Accommodatie

Er is nieuwe dakbedekking aangelegd op het clubgebouw (kantine) 

Zonnepanelen zijn in aantocht en de zeer actieve duurzaamheidscommissie is ook bezig met beter verlichtingsplan (LED verlichting). 

De voorzijde van het clubgebouw is opgeknapt door vrijwilligers onder regie van Jan .

Veld 1 wordt vervangen. Dit wordt een nieuw veld met ledverlichting, een nieuw hekwerk, nieuwe dug-outs, nieuwe doelen en inhammen voor doelen. Ook komen er uitklapbare doelen voor de onderbouw zodat zij daar ook wedstrijden kunnen spelen. 

Evenementen

Onder andere de volgende evenementen zijn georganiseerd:

• Sinterklaastoernooi 
• Youth cup 
• In samenwerking met Pizzabakkers & Troost bier het horecatoernooi 

SDZ wil volgend seizoen een breedtesporttoernooi organiseren. Dat kan alleen als leden meehelpen met de organisatie. Er zijn  veel handjes nodig en - vooral mensen die kunnen helpen coördineren. Ozan roept leden (vooral leden/ouders breedtesport!) op zich te melden voor de evenementencommissie, dit kan door hem aan te spreken, te mailen of te bellen.

Meer ondersteuning bestuur

Kandidaat-bestuurslid Raoul White gaat zich de komende periode inwerken. 

SDZ wil het bestuur nog verder uitbreiden, hierbij nogmaals oproep aan leden met ambitie om zich hiervoor te melden

Danny Flemming gaat het bestuur ondersteunen op het gebied van voetbaltechnische zaken, hij is oud SDZ-bestuurslid en trainer geweest.

Ledeninzet

We zijn een vereniging dus er zijn leden nodig om ledentaken te verrichten. Niet alleen voor je eigen team, maar ook voor de vereniging in het algemeen. 

Pluspunt is dat er een behoorlijke groep vaste vrijwilligers is die zich zeer regelmatig inzet voor de club. Denk hierbij aan de vele leden die zowel voor als achter de schermen wat voor de club doen. Al deze leden worden natuurlijk heel erg bedankt! 

Helaas is dit steeds dezelfde groep.

Verbetering inzet van overige leden

We komen er niet met alleen een kantinedienst draaien, we kunnen ook heel veel kosten besparen als andere zaken door middel van de ledentaak worden ingevuld. Helaas heeft niet iedereen het vorige seizoen de afgesproken ledentaak ingevuld. Deze omvat een minimale inzet van 24 uur, of een afgesproken te behalen resultaat/rol. 

Komend seizoen: borg voor verplichte ledeninzet

Op de vorige ALV is er besloten dat er een afkoopregeling/boete zou komen bij onvoldoende ledeninzet. In de nieuwsbrief van afgelopen februari is dit nogmaals gecommuniceerd. Het bestuur heeft de boete omgezet naar een borg - te betalen aan het begin van het seizoen. Deze borg wordt teruggestort bij voldoende inzet.

Vanaf de start van het nieuwe seizoen is deze borg vastgesteld op 150 euro voor leden die dit seizoen niets of onvoldoende voor de club hebben gedaan. Dus alleen voor leden die dit seizoen niet aantoonbaar iets voor de club hebben gedaan. 

Bij de berekening van de inzet zal er coulant omgegaan worden met het aantal uren die gemaakt zijn. Op basis van de online planning (bijvoorbeeld kantinedienst) en andere taken die bij de club bekend zijn (trainers, leiders, aanwezigheid in commissies en terugkerende activiteiten), wordt de borg dus niet in rekening gebracht. De borg wordt samen met de eerste contributie (via Nikki) in augustus geïnd. In gezinnen met meerdere minderjarig spelende spelers wordt maar éénmaal een borg in rekening gebracht. 

Personen die hun ledentaak voor dit seizoen nog niet hebben gedaan kunnen zich melden zodat we kunnen kijken of zij nog bepaalde taken kunnen uitvoeren.

Leden/ouders die wegens zwaarwegende redenen voor een vrijstelling van de ledentaak in aanmerking denken te komen, kunnen dit bij de leider aangeven.

Deze maatregel is noodzakelijk omdat er nu te veel taken op de schouders van een te kleine groep leden terechtkomen én er ook daardoor betaalde krachten ingehuurd moeten worden om de continuïteit te waarborgen. Dit maakt dat de begroting onder druk komt te staan. In de vorige ALV’s is hier reeds voor gewaarschuwd. 

Witte rookdagen 8 en 9 juli 2023

Kennismaken nieuwe teams en verdeling taken binnen het team en taken voor de club

Blokkeer 8 en juli in je agenda! Verplichte opkomst (ouders verplicht voor spelers t/m 15 jaar) leden.

Per team moeten op de witte rookdagen de ledentaken worden ingevuld. Ieder team krijgt een formulier waarop de namen en telefoonnummers van de spelers staan. Deze telefoonnummers kunnen dan meteen worden gecheckt. De taken die teamleden dit seizoen hebben gedaan, staan al ingevuld. Allereerst moeten de trainer en de leider worden ingevuld en daarna de andere taken.

De Ledentaakcommissie is een heel belangrijke commissie die moet worden opgericht. Geef je dus op als je in deze commissie wilt. Zo denk je mee hoe het beste de taken kunnen worden ingevuld en uitgevoerd. 

Korte terugblik en vooruitblik financieel

Besparingen zijn gerealiseerd, de overstap naar een nieuwe boekhouder is gemaakt waardoor we goede maandrapportages krijgen, hierdoor kunnen we beter sturen. Er is ook een overstap gemaakt naar een andere ledenadministratie (Nikki), Sara doet veel voor de ledenadministratie waardoor onder andere de contributie inning veel beter is verlopen.

 Er zijn ook extra kosten gemaakt; nieuwe dakbedekking kantine i.v.m. lekkage, maar ook om het dak te prepareren voor zonnepanelen, de voorgevel is vernieuwd ihkv isolatie. Helaas hebben we ook gedeeltelijk subsidie moeten terugbetalen die voor onze tijd als bestuur is aangevraagd. 

• we verwachten extra inkomsten door een BOSA subsidie die we hebben aangevraagd.
• door LED verlichting te installeren en de zonnepanelen verwachten we ook energiekosten te kunnen besparen
• we verwachten ook extra inkomsten door toernooien en voetbalkampen te organiseren.

De contributie van alle leeftijdscategorieën, zowel breedte als selectie, wordt met 10 euro verhoogd met uitzondering van de aspiranten. Deze categorie wordt verhoogd met 20 euro.

Er ontstaat een korte discussie over een kledingpakket voor de trainers. Het bestuur geeft aan dat er op dit moment geen ruimte is om dit te faciliteren. Afgesproken wordt dat de selectietrainer die dit voorstelt met een plan en begroting komt. 

Stemming verhoging contributie: aangenomen

Statutenwijziging

In de statuten staat dat het bestuur mandaat heeft voor 4500 euro. Dit betekent dat als dit bedrag overschreden wordt er een ALV moet worden belegd om toestemming te vragen. Dit bedrag willen we graag verhogen naar 20.000 euro. 

Stemming verhoging mandaat: aangenomen

WVTTK

Er wordt gevraagd of er aandacht is voor het parkeerprobleem wat is ontstaan. Ozan licht toe dat het probleem is ontstaan doordat je  voorheen maximaal 4 uur kon staan en dat dit nu niet meer het geval is. We zijn in gesprek met de gemeente.